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Permiso por fallecimiento y RR. HH.

Plantilla de Solicitud de Permiso por Fallecimiento

Captura solicitudes de permiso por fallecimiento con un formulario respetuoso y de baja fricción que prioriza el estado emocional del empleado sobre los rituales de documentación. Honra las asignaciones de días basadas en relación bajo el Estatuto Art. 37.3.b español (2-4 días pagados), los convenios colectivos sectoriales, las leyes estatales US (California AB 1949), y el CLT brasileño Art. 473 §I.

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Plantilla de Solicitud de Permiso por Fallecimiento

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Para quién es esta plantilla

El permiso por fallecimiento es uno de los pocos flujos RR. HH. donde los detalles de política importan menos que la respuesta humana. Un empleado enviando una solicitud de permiso por fallecimiento está pasando por uno de los momentos más difíciles de su vida; lo último que necesita es un formulario de 12 campos pidiéndole el nombre completo del fallecido, la subida del certificado de defunción, y un loop de aprobación del manager que tarda 3 días. Las empresas que manejan bien el fallecimiento lo tratan como un flujo de no-preguntas con confianza razonable — envías, tomas el tiempo que necesites, vuelves cuando estés listo, el manager cubre tu trabajo, sin documentación como puerta de entrada. El suelo legal varía por jurisdicción: España bajo el Estatuto de los Trabajadores Art. 37.3.b proporciona 2 días por fallecimiento de cónyuge, padres/madres, hijos/hijas, hermanos/hermanas, abuelos/abuelas, nietos/nietas, suegros/suegras, cuñados/cuñadas, extendibles a 4 días cuando el fallecimiento es en una localidad distinta que requiere viaje, totalmente pagados — el Estatuto fue modificado por la Ley 5/2023 (Ley de Familias) para ampliar la lista de relaciones; los convenios colectivos sectoriales (metal, hostelería, comercio, construcción) típicamente añaden 1-3 días adicionales. EE. UU. no tiene un mandato federal de permiso por fallecimiento (la FMLA no lo cubre, solo las condiciones médicas subyacentes); California AB 1949 (efectivo 2023) exige 5 días no pagados para empleadores con 5+ empleados, expandido por SB 848 al permiso por pérdida reproductiva; Oregon, Illinois, Maryland, Washington tienen leyes similares. Brasil bajo CLT Art. 473 §I proporciona 2 días consecutivos pagados (faltas justificadas) por fallecimiento de cónyuge, ascendentes, descendentes, hermanos, o persona bajo dependencia económica del empleado. Esta plantilla estructura la solicitud con la fricción mínima — identidad del empleado, relación con el fallecido (el campo que dirige la asignación de días bajo la ley aplicable), fecha de inicio del permiso y fecha esperada de regreso, notificación al manager, y un campo opcional 'información adicional' para contexto que el empleado elige compartir pero no está requerido. Es el intake estructurado que tu equipo de RR. HH. usa respetando el ancho de banda del empleado — no el intake burocrático que pide número de identidad del fallecido, contacto de la funeraria, y prueba de asistencia.

De pérdida a tiempo libre en una solicitud estructurada y de baja fricción

El empleado envía la solicitud con su identidad (nombre + email corporativo + departamento para enrutamiento), relación con el fallecido (que determina la asignación de días bajo la jurisdicción aplicable — ley estatal US / Estatuto Art. 37 español + convenio sectorial / CLT Art. 473 §I brasileño), fecha de inicio del permiso (típicamente el día de o el día siguiente a la notificación del fallecimiento), fecha esperada de regreso (default al máximo bajo la jurisdicción aplicable con la opción para el empleado de tomar menos o solicitar más), nombre del manager (auto-rellenado desde el directorio), y un campo opcional 'información adicional' para contexto que el empleado elige compartir. No se requiere subida de certificado de defunción por defecto — el enfoque trust-by-default es la mejor práctica moderna y el suelo legal en la mayoría de jurisdicciones no exige documentación verificada por el empleador. Al enviar, el flujo auto-aprueba bajo la asignación de días por jurisdicción (España Estatuto Art. 37: 2 días pagados, extendibles a 4 con viaje, ampliable por convenio sectorial; California AB 1949: 5 días no pagados, pueden ser intermitentes; Brasil CLT Art. 473 §I: 2 días consecutivos pagados para las relaciones listadas) y enruta una notificación al manager + RR. HH. solo para conocimiento (no aprobación-bloqueada salvo que los días solicitados excedan la asignación, en cuyo caso se enruta al manager para los días discrecionales adicionales). El manager recibe una notificación con las fechas del permiso y una opción de un clic 'establecer OOO y cubrir tareas del equipo' que dispara el flujo estándar de fuera-de-oficina — auto-respuestas para el email del empleado, bloqueo de calendario para el periodo de permiso, actualización de estado en Slack, mensaje opcional de traspaso al equipo inmediato. RR. HH. recibe la notificación con el registro de seguimiento de tiempo-libre actualizado para continuidad de nómina. El empleado recibe una confirmación con las fechas aprobadas, el resumen de política (días pagados vs. no pagados, capacidad de extender con vacaciones, el contacto del Plan de Asistencia al Empleado EAP de la empresa para counseling de duelo si se ofrece, los beneficios específicos de permiso por fallecimiento si los hay). Sin fricción para la solicitud estándar; aprobación del manager solo si la solicitud se extiende más allá de la asignación de política. El regreso al trabajo también es suave — sin documentación requerida, el empleado vuelve cuando llega la fecha esperada de regreso o notifica al manager si necesita extender.

Qué incluye

Cada campo existe porque algún equipo de RR. HH. ha aprendido por las malas sobre las decisiones de diseño — pero cada campo también se mantiene mínimo porque el formulario lo está rellenando alguien que acaba de experimentar una pérdida. Los requisitos de documentación son deliberadamente ligeros; el enfoque trust-by-default es tanto más humano como un mejor predictor de retención a largo plazo que la alternativa pesada en documentación.

Empresas que usan formularios de permiso por fallecimiento

  • Empresas españolas bajo Estatuto de los Trabajadores

    Empresas españolas sujetas al Artículo 37.3.b del Estatuto de los Trabajadores que proporciona permiso pagado por fallecimiento (permiso por fallecimiento) — 2 días por fallecimiento de cónyuge, padres/madres, hijos/hijas, hermanos/hermanas, abuelos/abuelas, nietos/nietas, suegros/suegras, cuñados/cuñadas, extendibles a 4 días cuando el fallecimiento ocurre en una localidad distinta que requiere viaje. El Estatuto Art. 37 fue modificado por la Ley 5/2023 (Ley de Familias) para ampliar la lista de relaciones y aclarar las reglas de cálculo. Muchos convenios colectivos extienden estos mínimos — el convenio del metal, hostelería, comercio, construcción típicamente añaden 1-3 días adicionales por antigüedad o por tipo de relación. El formulario respeta el mínimo por relación, calcula la extensión por viaje, y se integra con el stack HRIS / nómina español (Holded, Factorial HR, Personio Spain, Sage HR Spain, Cezanne HR, Bizneo, A3 Nom de Wolters Kluwer).

  • Empresas con convenios colectivos sectoriales específicos

    Empresas españolas con convenios colectivos sectoriales que extienden los mínimos del Estatuto — el convenio del metal (Estatales y Provinciales) típicamente añade 1 día adicional para hermanos/abuelos y 2 días adicionales por antigüedad; el convenio de hostelería extiende a 3-4 días para fallecimiento de familiares directos; el convenio de comercio establece 2-4 días según la relación y la distancia; el convenio de construcción tiene disposiciones específicas para fallecimiento durante la temporada de obra. El formulario configura los días por convenio aplicable basándose en el código CNAE de la empresa, y respeta la regla del convenio más favorable cuando hay solapamiento (por ejemplo, una empresa de comercio en Madrid puede aplicar tanto el convenio sectorial estatal como el de Madrid Provincial).

  • Empleadores mid-market y enterprise (US 5+ estados)

    Empleadores US operando en múltiples estados donde los requisitos de permiso por fallecimiento varían por estado — California AB 1949 (5 días no pagados para empleadores con 5+ empleados), Oregon (2 semanas por fallecimiento que aplique, hasta 60 días total por año), Illinois (Family Bereavement Leave Act, 2 semanas para pérdida de embarazo o pérdida de hijo), Maryland (3 días no pagados para ciertos fallecimientos familiares), Washington (3 días para hijo o cónyuge), y lista creciente de estados adoptando leyes similares en 2023-2026. El formulario respeta el mínimo por estado y la política estándar de la empresa (típicamente 3-5 días pagados como suelo, ampliados para familia inmediata).

  • Empleadores brasileños bajo CLT Art. 473

    Empleadores brasileños sujetos al Artículo 473 §I del CLT (Consolidación de las Leyes del Trabajo) que proporciona 2 días consecutivos pagados (faltas justificadas) por el fallecimiento de: cónyuge, ascendentes (padres, abuelos), descendentes (hijos, nietos), hermanos, o persona que viva bajo dependencia económica del empleado (comprobable por declaración). El formulario respeta el suelo CLT y las extensiones típicas de convención colectiva o acuerdo colectivo (algunos sectores proporcionan 3-5 días; algunas empresas amplían para incluir explícitamente a los suegros aunque la CLT no los liste). Para empresas en régimen CLT, el tiempo libre es pagado y no afecta el cálculo de vacaciones o 13º salário.

  • Empleadores que extienden el permiso por pérdida reproductiva (post-2023 US)

    Empleadores US extendiendo el permiso por fallecimiento a pérdida reproductiva tras la California SB 848 (efectiva 2024 — 5 días no pagados para aborto espontáneo, mortinato, adopción fallida, gestación subrogada fallida, ciclo IUI/IVF fallido), Illinois Family Bereavement Leave Act (2 semanas para pérdida de embarazo o pérdida de hijo), New York State Paid Family Leave (efectivo 2024 para pérdida de embarazo), y una lista creciente de estados. El campo de relación-con-fallecido del formulario está configurado para incluir pérdida reproductiva como categoría con la asignación de días apropiada bajo la ley estatal aplicable, mientras preserva la opción para que el empleado no especifique la naturaleza precisa de la pérdida (lo que respeta la privacidad de los viajes de fertilidad y aborto espontáneo que muchos empleados prefieren manejar sin divulgación detallada a RR. HH.). La tendencia en 2024-2026 va claramente hacia la expansión — el formulario está estructurado para la expansión de política sin requerir re-despliegue conforme los nuevos estados adoptan leyes similares.

  • Empleadores modernos con definiciones de familia ampliadas

    Empleadores modernos (particularmente tech, agencias creativas, firmas de servicios modernas) ampliando el permiso por fallecimiento para honrar definiciones de familia ampliadas — familia elegida (amigos cercanos, mentores, parejas no-casadas), pérdida de mascota (las mascotas son familia en muchos hogares; algunas políticas progresivas ofrecen 1-2 días por la pérdida de una mascota que vivió con el empleado), expansión de familia política y suegros más allá del suelo CLT/Estatuto, y el duelo más amplio que viene con familia extendida que era estructuralmente importante incluso si no estaba legalmente categorizada como familia cercana. El campo de relación-con-fallecido del formulario está configurado con las definiciones ampliadas reales de la empresa mientras mantiene las asignaciones de suelo legal para las categorías reconocidas. El enfoque trust-by-default importa particularmente aquí porque el empleado es quien sabe si una pérdida particular es suficientemente significativa para requerir tiempo libre, independientemente de si el fallecido era legalmente un 'miembro de la familia' bajo las definiciones estatutarias estrechas.

Adáptala a tu política de permiso por fallecimiento

Cada empresa tiene sus matices de política de permiso por fallecimiento. Configura las opciones de relación-con-fallecido para que coincidan con tus definiciones de política — la mayoría de empresas usa Cónyuge/Pareja / Padre/Madre / Hijo/Hija / Hermano/Hermana / Abuelo/Abuela / Suegro/Suegra como categorías estándar; las políticas progresivas añaden Familia Elegida / Mascota / Pérdida Reproductiva / Otro; las políticas conservadoras se ciñen al mínimo estatutario. Configura la asignación de días por relación para que coincida con tu política — los estándares españoles bajo Estatuto Art. 37.3.b son 2 días (extendibles a 4 con viaje); estándares ampliados por convenios sectoriales típicamente añaden 1-3 días; estándares US típicos son 5 días para familia inmediata (cónyuge, padre, hijo), 3 días para familia extendida (hermano, abuelo), 1 día para suegros y amigos. Configura el requisito de documentación — la mejor práctica moderna es no requerir documentación (trust-by-default), pero algunos empleadores requieren certificado de defunción u obituario para permisos más allá del mínimo estatutario (típicamente una verificación en lugar de una puerta de aprobación). Configura el flujo de aprobación del manager — la mayoría de las políticas auto-aprueban dentro de la asignación estatutaria + estándar y requieren aprobación del manager solo para la extensión discrecional; algunas empresas enrutan todas las solicitudes de fallecimiento a través de notificación al manager sin bloqueo por aprobación. Añade la integración de referencia EAP si ofreces counseling de duelo — el email de confirmación puede incluir el contacto EAP y el opt-in opcional para el outreach EAP. Configura la lógica de regreso-al-trabajo — las políticas modernas permiten al empleado extender el permiso si es necesario sin re-aplicar (una opción de un clic 'extender N días' desde el email de confirmación original), mientras las políticas tradicionales requieren una nueva solicitud. Para empresas multi-país, configura el branching por país para que el formulario respete el suelo estatutario local mientras mantiene la política mínima global de la empresa (típicamente la jurisdicción más alta establece el suelo para todos los empleados, lo cual es más generoso que el enfoque estricto 'cada país su mínimo'). Añade la auto-coordinación OOO (fuera-de-oficina) — al aprobar, el formulario dispara la auto-respuesta para el email del empleado, el bloqueo de calendario, la actualización de estado de Slack, el mensaje de traspaso al equipo. Integra con tu HRIS / plataforma de tiempo-libre — Holded, Factorial HR, Personio Spain, Sage HR Spain, Bizneo, BambooHR, Workday HCM, Rippling, Gusto, Convenia, Sólides, Senior Sistemas — para el seguimiento de tiempo-libre y la actualización del Modelo 145 / eSocial S-2230 de estado familiar si es relevante.

Preguntas frecuentes sobre permiso por fallecimiento

La mejor práctica moderna es no requerir documentación (trust-by-default). El razonamiento es cuádruple: (1) el abuso del permiso por fallecimiento es extraordinariamente raro — el coste social y emocional de reclamar falsamente una muerte familiar es lo suficientemente alto como para que la tasa real de abuso sea negligible; (2) exigir documentación a un empleado en duelo es deshumanizante y señala desconfianza en exactamente el momento en que el empleado más necesita sentirse valorado; (3) el requisito de documentación crea fricción que retrasa la capacidad del empleado de tomar el tiempo libre necesario, lo que produce peores resultados tanto para el empleado como para el equipo; (4) el suelo legal en la mayoría de jurisdicciones no exige documentación verificada por el empleador. Algunos empleadores mantienen un requisito de documentación para fallecimientos extendidos (más de 5-10 días, o para familia no-inmediata) como verificación en lugar de puerta de aprobación — esto es razonable en algunos contextos (p. ej., contratistas gubernamentales con requisitos específicos de auditoría) pero está siendo eliminado por la mayoría de empleadores modernos. Para España bajo Estatuto Art. 37 y convenios sectoriales, la documentación puede ser el certificado de defunción pero típicamente no es puerta para el permiso en sí. Para California AB 1949 en EE. UU., la ley explícitamente permite a los empleadores requerir documentación pero debe estar disponible dentro de 30 días del permiso — el requisito de documentación no puede retrasar el permiso en sí.
Los empleadores multi-país típicamente usan el enfoque del 'mínimo común más alto' para equidad a través del equipo global — establecer la política de empresa en o por encima del suelo de la jurisdicción más generosa, y aplicarla uniformemente. El patrón típico: 5 días pagados para familia inmediata (cónyuge, padre, hijo), 3 días pagados para familia extendida (hermano, abuelo, suegro), todos los empleados globalmente. Esto es más generoso que el suelo de 2 días del Estatuto español o el suelo de 2 días del CLT brasileño pero coincide con el suelo moderno de 5 días de California AB 1949 — y el beneficio de equidad (cada empleado obtiene el mismo apoyo independientemente de dónde vive) usualmente vale más que el coste marginal. Para empleadores que prefieren cumplimiento estricto por país, el branching por país del formulario respeta el mínimo estatutario local sin la expansión global. Algunos empleadores dividen la diferencia — suelo global de 5 días para familia inmediata, extensiones específicas por país para días adicionales basadas en convenios locales (p. ej., los convenios españoles que extienden a 4 días para viaje se honran como una adición solo-España encima del global 5).
El permiso por pérdida reproductiva es una de las áreas de política de fallecimiento que evoluciona más rápido. La tendencia US comenzó con Illinois Family Bereavement Leave Act (2023, 2 semanas para pérdida de embarazo o pérdida de hijo para empleadores con 50+ empleados), expandido por California SB 848 (efectivo 2024, 5 días no pagados para aborto espontáneo / mortinato / adopción fallida / gestación subrogada fallida / ciclo IUI/IVF fallido), New York State Paid Family Leave (efectivo 2024 para pérdida de embarazo), y proyectos de ley similares pendientes o recién aprobados en Washington, Oregon, Maryland, Connecticut, New Jersey, Colorado. España y Brasil no han adoptado todavía estatutos específicos de permiso por pérdida reproductiva pero los marcos existentes de maternidad / fertilidad proporcionan algo de cobertura (en España, la baja médica por aborto natural está cubierta por la Seguridad Social bajo el régimen de Incapacidad Temporal; la Ley 9/2023 amplió ciertos permisos parentales). El campo de relación-con-fallecido del formulario incluye Pérdida Reproductiva como categoría con la opción para el empleado de no especificar la naturaleza precisa (lo que respeta la privacidad del viaje de fertilidad), y la asignación de días default a la ley estatal aplicable más generosa. Para empleadores sin un suelo legal US (p. ej., Texas, Florida) que quieren ofrecer permiso por pérdida reproductiva como beneficio, la asignación de días de política de empresa es configurable independientemente del suelo legal. Muchos empleadores progresivos se han movido a ofrecer 5-10 días pagados específicamente para pérdida reproductiva, reconociendo que las dimensiones de recuperación médica y emocional son reales incluso cuando la pérdida no se categoriza como 'fallecimiento familiar' bajo la ley tradicional.
Al aprobar, el flujo puede disparar la automatización estándar de fuera-de-oficina. Para Google Workspace, la integración configura el respondedor de vacaciones del empleado con el mensaje apropiado para fallecimiento (que el empleado puede personalizar pero default a 'estoy fuera del trabajo debido a una pérdida familiar; para asuntos urgentes, contacta a [contacto de traspaso del equipo]'), bloquea el calendario para el periodo de permiso, y actualiza el estado de Google Calendar. Para Microsoft 365, el setup equivalente del Asistente de Fuera de Oficina. Para Slack o Microsoft Teams, la actualización de estado a 'Ausente — permiso por fallecimiento' con el icono opcional de vacaciones, más la notificación del lado del manager al canal del equipo con un reconocimiento de una línea (la empresa decide si hacer esto público o privado — la mejor práctica moderna es para el manager reconocer la ausencia al equipo inmediato sin causa detallada, permitiendo al empleado compartir más si lo elige al regreso). Para coordinación de trabajo del equipo, el formulario solicita al empleado un mensaje opcional de traspaso que el manager puede editar y enviar al equipo con el plan de cobertura de trabajo — pero el formulario no lo requiere, reconociendo que el empleado puede no estar en estado de coordinar detalles de trabajo. Para HRIS / nómina, el tiempo libre se rastrea como bereavement-pagado (o no-pagado según la política) con la categorización correcta para el reporting Modelo 190 / W-2 / DIRF de fin de año.
La privacidad del empleado es una consideración crítica para los flujos de permiso por fallecimiento. El diseño del formulario respeta esto de varias maneras: (1) el campo de relación-con-fallecido tiene una opción 'Prefiero no especificar' que permite al empleado tomar el permiso sin divulgar la relación específica — esto es particularmente importante para pérdida reproductiva, pérdida de una pareja con la que el empleado no era públicamente conocido por estar, pérdida de un miembro de la familia del que el empleado estaba estrañado, o pérdida de un miembro de familia-elegida; (2) el campo de información-adicional es opcional y explícitamente enmarcado como 'contexto que el empleado elige compartir' en lugar de 'documentación que necesitamos'; (3) el enrutamiento del formulario es a las partes mínimas necesarias — manager directo y RR. HH., no al equipo más amplio o skip-level — salvo que el empleado opt-in a notificación más amplia; (4) la categorización HRIS de tiempo-libre es 'permiso por fallecimiento' sin más detalle en la vista estándar, con el detalle de relación accesible solo a RR. HH. para verificación de cumplimiento si es necesario. Para empleadores en la UE sujetos al RGPD Art. 9 (categorías especiales de datos personales), los datos de relación-con-fallecido son datos personales sensibles y requieren la base jurídica apropiada (consentimiento o interés legítimo con el principio de minimización de datos) — el diseño del formulario y la política de retención de documentación están configurados para respetar esto. Para Brasil bajo LGPD Art. 11 (datos sensibles), aplican las mismas consideraciones. La AEPD ha emitido orientaciones específicas sobre el tratamiento de datos de duelo y permiso por fallecimiento que el formulario respeta.

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