Cuestionario de intake de proyecto web — cualifica el proyecto antes de cotizarlo

Para quién es esta plantilla

El cuestionario de intake de proyecto web es el formulario de mayor leverage en un stack freelance o de agencia. La mayoría de fracasos de proyecto — bajo presupuesto, bajo timeline, bloqueado por contenido, parálisis de decisión — se trazan a mal intake, no a mala ejecución. Los freelancers y agencias que consistentemente entregan a tiempo y dentro de presupuesto comparten el mismo hábito operativo: cualifican el proyecto antes de la llamada de descubrimiento, no durante ella. El cuestionario captura cuatro señales que predicen éxito o fracaso mejor que cualquier otro input. Realidad de presupuesto: no el rango educado de "cotización competitiva" que los prospectos ofrecen para anclar bajo, sino el rango que pueden de verdad financiar — típicamente capturado como 4-5 brackets que mapean a tus tiers de servicio. Realidad de timeline: ¿la fecha de lanzamiento está impulsada por un evento externo que no puedes mover, o es aspiracional? Los deadlines impulsados externamente cambian la estructura del proyecto significativamente. Preparación de contenido: ¿tienes el copy, los activos de marca, la fotografía, los datos de producto listos, o es parte del scope? La preparación de contenido es la causa más-común única de slip de timeline en proyectos web. Identidad del decisor: quién firma el contrato, quién aprueba el diseño, quién provee el contenido — estas son a menudo tres personas diferentes. Esta plantilla te da la estructura para capturar las cuatro upfront, más el set de campos que separa proyectos reales de price-shoppers (que nunca firman contratos) y tire-kickers (que piden propuestas en las que nunca actúan). Úsalo en tu página de "trabaja conmigo," en tu link-in-bio, en tus bios de apariciones-en-podcast, y en tu flujo de confirmación-de-propuesta outbound.

De consulta a llamada de descubrimiento cualificada en 48 horas

Un prospecto llega vía tu sitio de portafolio, tu link-in-bio, una referencia, una aparición en podcast, o un flujo outbound de confirmación-de-propuesta. Aterriza en el cuestionario de intake con framing claro: "Cualifico proyectos upfront para que podamos gastar la llamada de descubrimiento resolviendo problemas, no corriendo a través de preliminares." El formulario captura tipo de proyecto, industria y audiencia, rango de presupuesto (4-5 brackets desde tu suelo hasta tu techo), timeline incluyendo cualquier deadline impulsado externamente, preparación de contenido (lo tengo / parcial / necesito ayuda produciéndolo), outline de scope (qué páginas, qué features, qué integraciones), preparación de activo de marca (tengo marca / necesito trabajo de marca / trabajo de marca era trabajo de alguien más), identidad de decisor (tú / tu equipo / aprobación externa necesaria), y los campos opcionales que separan proyectos reales de research (¿has trabajado con un freelancer/agencia antes? ¿Cuál fue el resultado? ¿Cuál es la consecuencia si este proyecto no entrega a tiempo?). Al enviar, el cuestionario enruta la consulta a tu CRM o herramienta de pipeline de proyecto — Notion, Airtable, HubSpot, Pipedrive, Doppler CRM en LatAm para freelancers, Holded para freelancers españoles que necesitan integración de facturación, ClickUp o Asana para la transición de gestión-de-proyecto una vez que el deal cierra. Las consultas cualificadas (presupuesto en rango, timeline manejable, situación de contenido manejable, decisor claro) enrutan a tu calendario de llamada-de-descubrimiento con enrutamiento de prioridad. Las consultas no cualificadas reciben una respuesta educada el mismo día con un camino alternativo.

Qué incluye

Cada campo abajo está aquí porque freelancers y agencias experimentados han aprendido que lo que los prospectos voluntariamente comparten no incluye la información que de verdad necesitas para hacer scope y entregar. Los campos de reality-check (presupuesto, timeline, contenido, decisor) son la diferencia entre proyectos que tienen éxito y proyectos que se vuelven historias de advertencia.

Pensada para las categorías freelance y de agencia donde la calidad de intake de proyecto determina rentabilidad

• Diseñadores web y desarrolladores freelance

  El caso de uso principal. Freelancers solos y equipos pequeños (1-5 personas) manejando diseño web, desarrollo frontend, desarrollo backend, full-stack, o trabajo especializado (Shopify, Webflow, WordPress, Next.js, despliegues Vercel). Los tamaños de proyecto van desde 1.500€ micro-proyectos hasta 50.000€+ engagements empresariales. El formulario de intake es la pieza única de mayor-leverage de infraestructura operativa para esta categoría porque los freelancers no pueden permitirse tomar proyectos que no hacen dinero — y los proyectos que salen mal usualmente fallan por desalineación de etapa-de-intake en vez de problemas de etapa-de-ejecución. Para freelancers españoles e iberoamericanos (los mercados Workana, Malt, Yunick, Workana España más el inbound LinkedIn-driven de clientes SMB hispanohablantes), el intake debería acomodar consideraciones específicas de locale: pago en Bizum o SEPA Direct Debit, status autónomo para facturación, y la conformidad con Verifactu para facturación electrónica obligatoria en España desde 2025. Para freelancers en LatAm con clientes regionales, MercadoPago para LatAm cross-border es relevante.

• Intake de proyecto de agencia (creativas, de dev, brand studios)

  Escala distinta y dinámicas de decisión distintas que freelance. Las agencias (10-100 personas) manejan proyectos desde 25.000€ hasta 500.000€+ con tiers de pricing más estructurados, estructuras de decisor más complejas (el director de marketing del cliente puede ser tu contacto primario pero el CFO firma el contrato), y trabajo de scoping más sofisticado upfront. El formulario de intake para agencias debería acomodar decisión multi-stakeholder (capturar el contacto primario del cliente, su decisor, su contacto de procurement, y su stakeholder técnico), timelines más largos (las agencias a menudo trabajan en engagements de 3-12 meses en vez del ciclo freelance de 4-12 semanas), y los campos de procurement-process que los clientes enterprise necesitan (números PO, vendor onboarding, cuestionarios de seguridad). Para agencias españolas (Erretres, La Mosca, Acid House, Vasava, Toormix, Sumando Studio), el formulario de intake típicamente es el primer paso en un ciclo de ventas más largo que involucra múltiples presentaciones y una respuesta estilo-RFP.

• Agencias SaaS y de producto digital

  Una categoría especializada que maneja diseño de producto e ingeniería para startups SaaS en vez de sitios web estilo-marketing. Las agencias en esta categoría (ThirtyThree, Method, Range, Nuvalence, ueno para trabajo de producto; para SaaS-adyacente español, agencias internas tipo BBVA Design, Telefónica Innovation Labs) capturan señales de intake distintas que las agencias de marketing: status de producto existente (greenfield, rebuild de MVP, mejora de producto maduro), preferencia de stack tecnológico, integración de equipo (¿la agencia trabajará alongside el equipo de ingeniería existente del cliente, o como un equipo standalone de build), y el split específico de diseño-de-producto vs. ingeniería-de-producto. Los tiers de presupuesto son distintos también — el trabajo de producto SaaS comúnmente corre 50.000€-500.000€ por engagement con timelines más largos que el trabajo de sitio-marketing.

• Brand studios y de identidad

  Scope distinto y estructura de entregable distinta que el intake de proyecto web pero usa la misma disciplina de formulario-de-intake. Los brand studios (Pentagram, COLLINS, Mucho, &Walsh, Tomorrow Bureau, Multistandard; para español Mucho, Pentagram London con trabajo español, Vasava, Toormix, Comuna) capturan señales de proyecto alrededor de estrategia de marca (rebrand vs. marca nueva vs. refresh de marca vs. extensión de marca), scope de entregable (sistema de identidad, guidelines de marca, lenguaje visual, voz y tono, naming, packaging, ambiental, digital — estos típicamente se cotizan como ítems de scope separados), y la integración con disciplinas adyacentes (¿el trabajo de marca alimenta a un build web, a diseño de packaging, a trabajo ambiental?). Los tiers de presupuesto corren más altos que el trabajo web típico porque la estrategia de marca es más difícil de commoditizar — un diseño de logo puede ser 2.500€ pero una estrategia de marca completa con implementación puede ser 250.000€-1M+ para engagements empresariales.

• Especialistas en e-commerce y desarrollo Shopify

  Una especialidad de alto-volumen donde el cuestionario de intake es especialmente importante porque los parámetros del proyecto varían ampliamente y el pricing es altamente scope-dependiente. Los especialistas Shopify capturan: plataforma actual (migrando de WooCommerce, BigCommerce, Magento, Wix; nuevo build Shopify; customización de theme en Shopify existente), complejidad de catálogo de productos (número de SKUs, complejidad de variantes, necesidades de tracking de inventario), requerimientos de integración (proveedores de envío, procesadores de pago, ERP, contabilidad, herramientas de marketing, plataformas de reseña), y el scope específico de Shopify (customización de theme, apps custom, features de Shopify Plus, commerce headless con Hydrogen). Para especialistas Shopify españoles e iberoamericanos, las integraciones específicas de locale son típicamente el scope dominante: integración de pago Bizum, generación de Verifactu, configuración de IVA UE, integración con Sumup España, MercadoPago para LatAm cross-border, conformidad con cookie europea.

• Consultores de optimización de conversión y especialistas de growth

  Una especialidad donde el cuestionario de intake captura señales distintas: volumen y fuente de tráfico existente (la optimización de conversión requiere tráfico real para testear contra, así que proyectos 'acabamos de lanzar' no son fit), baseline de tasa de conversión existente, stack de analytics actual (Google Analytics 4, Mixpanel, Amplitude, PostHog, Heap), herramienta de testing actual (VWO, Optimizely, Convert, Statsig, PostHog Experiments), y la etapa específica de embudo a optimizar (conversión de landing-page, signup-a-activación, trial-a-pago, free-a-pago). La estructura del entregable difiere del diseño web: los engagements de optimización-de-conversión son típicamente estructurados como test-budgets (correr X tests sobre Y meses por Z€) o como performance-based (revenue share en uplift, cada vez más común en 2024-2026). Para especialistas de growth hispanohablantes, la experticia de plataforma específica de locale importa (patrones de conversión fintech españoles, patrones de abandono Bizum, patrones de conversión SEPA).

Ajusta el cuestionario de intake a tu tier de servicio y a tu mix de proyectos

Empieza con los brackets de presupuesto. Define 4-5 brackets que mapeen a tus tiers de servicio reales. El prospecto selecciona honestamente porque ya se ha auto-cualificado al alcanzar tu formulario de intake, y el bracket determina qué workflow de ventas corre. Añade campos de reality-check de timeline — captura tanto el timeline declarado del prospecto como la pregunta "¿este timeline está impulsado por un evento externo que no podemos mover?" Añade evaluación de preparación-de-contenido. Añade identificación de decisor. Para freelancers, el intake también debería vetear por project-fit-with-your-style. Para agencias, el intake debería acomodar campos de procurement-process que los clientes enterprise necesitan. Para freelancers y agencias hispanohablantes, integra con Bizum (Spain) o SEPA Direct Debit para colecta de depósito, y considera mostrar la opción de Verifactu para clientes españoles que requieren facturación electrónica obligatoria. Traduce el intake a los idiomas de tu base de clientes — los freelancers bilingües en mercados cross-border específicamente se benefician de formularios de intake en idioma nativo.

Preguntas frecuentes sobre el cuestionario de intake de proyecto web

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