Volver a todas las plantillas
Reembolsos y dietas

Plantilla de Informe de Gastos

Recoge envíos de gastos profesionales con líneas detalladas, tickets, asignación a proyecto y reconocimiento de la política — para equipos que necesitan documentación defendible en una inspección sin comprometerse con una plataforma T&E de 10 € por usuario al mes. Cubre las reglas de plan rendido del IRS, la recuperación de IVA española y la captura de NF-e brasileña en un mismo flujo.

Gratis — incluido en todos los planes

Plantilla de Informe de Gastos

Vista previa en vivo — prueba los campos.

No hay campos para mostrar.

Para quién es esta plantilla

Los informes de gastos se sitúan en la intersección de finanzas, fiscalidad, auditoría y operaciones — lo que significa que un flujo descuidado aparece como cuatro problemas distintos al cierre del mes. Tickets que se evaporaron. IVA que nadie pudo recuperar. Aprobaciones bloqueadas en la respuesta automática de vacaciones de alguien. Códigos de centro de coste adivinados porque el formulario no ofrecía las opciones correctas. Esta plantilla estructura el envío en sí — líneas, finalidad de la actividad, asignación a proyecto, ticket adjunto, reconocimiento de la política — y lo enruta para las aprobaciones que realmente tienen que ocurrir antes del reembolso. Es el flujo ligero de reembolso al que recurren los equipos antes de comprometerse con una plataforma T&E completa como Expensify, SAP Concur, Captio (ahora parte de Emburse), Tickelia, Reembolsa, Bilfo, Brex, Ramp, Pleo, Spendesk o Navan. Y es la opción estructurada a la que recurren los equipos después de que el enfoque de 'envía una foto del ticket al departamento de contabilidad' empieza a costarle al equipo de finanzas 10 horas extra por cierre.

Del envío al reembolso en un flujo auditable

El empleado envía el informe de gastos con una cabecera (finalidad, rango de fechas, proyecto/cliente, centro de coste) y una o más líneas de gasto. Cada línea captura: fecha del gasto, nombre del proveedor (con NIF/CIF cuando sea factura completa), categoría de gasto (comidas, alojamiento, transporte terrestre, vuelos, conferencias, atención al cliente, software, material de oficina, formación), importe, divisa (con conversión FX si no es la divisa funcional), método de pago (tarjeta personal, tarjeta corporativa, efectivo), finalidad empresarial y archivo adjunto del ticket. El formulario impone los requisitos de ticket por categoría y por importe — la Publicación 463 del IRS exige tickets para gastos de viaje de 75 USD o más (alojamiento siempre); la recuperación del IVA español exige una 'factura completa' con NIF tanto del proveedor como del receptor para importes superiores a 400 € (3.000 € sin desglose de IVA en algunos sectores acogidos a régimen simplificado); el reembolso brasileño suele exigir NF-e, NFC-e o NFS-e con CNPJ de la empresa. Los gastos de kilometraje usan un subformulario aparte con dirección de origen, dirección de destino, kilómetros totales y autocálculo a la tarifa configurada (tarifa del IRS para EE. UU., tarifa de convenio colectivo o de la empresa para España, vinculada al precio del combustible para Brasil). Las dietas se enrutan a un campo separado con la tarifa de dieta aplicable (GSA CONUS para EE. UU., dietas exentas de IRPF según el RD 439/2007 para España — 53,34 € manutención sin pernocta nacional, 91,35 € con pernocta nacional, 91,35 €/162,27 € en extranjero —, tabla interna). El manager directo recibe un email y un DM de Slack con enlaces de aprobación/devolución de un clic y opción de aprobar/marcar por línea. Los informes que superan un umbral configurable (típicamente 500 €, 500 USD o R$ 2.500) se enrutan automáticamente a un segundo aprobador — finanzas para impacto presupuestario, o el responsable del centro de coste para gastos asignados a proyecto. Los informes aprobados se exportan a tu sistema contable como asiento contable (Sage 50 Spain, A3 Eco de Wolters Kluwer, Holded, ContaSol, Quipu, Anfix, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365) y a tu gestor de nómina para incluirlo en el ciclo siguiente, o a tu módulo AP para pago directo por SEPA. Cada cambio de estado lleva marca temporal, que es la documentación de control interno que un auditor externo o la Inspección de Hacienda pedirán.

Qué incluye

Cada campo existe porque los equipos de finanzas se han quemado por su ausencia — normalmente durante una inspección de Hacienda, un control SOX, un rechazo de recuperación de IVA o una fiscalización en la que el auditor quería ver la finalidad empresarial y no pudo encontrarla.

Equipos que usan formularios de informe de gastos

  • Startups distribuidas y SaaS en crecimiento

    Etapa pre-Concur, pre-Brex — demasiadas personas para gestionarlo en hojas de cálculo, no suficiente volumen para justificar una plataforma T&E de 10–20 € por usuario al mes. Comerciales con cenas mensuales con clientes, ingenieros comprando créditos AWS reembolsables, marketing comprando entradas de conferencias. El formulario le da a finanzas la traza de tickets y el log de aprobación de auditoría sin la suscripción SaaS.

  • Servicios profesionales y consultoría

    La asignación de gastos facturables vs. no facturables es una cuestión de margen. El formulario captura proyecto/cliente con granularidad de línea para que finanzas pueda repercutir gastos facturables a las facturas del cliente (con el markup apropiado) y absorber los no facturables como overhead. La captura de fechas importa para la descripción de la línea en la factura eventual. La captura multidivisa importa porque un consultor de Madrid volando a Ciudad de México tendrá tickets en EUR, MXN y USD en un solo viaje.

  • Equipos comerciales de campo, técnicos de servicio y rutas

    Kilometraje, combustible, atención a clientes y reembolsos de herramental con alta frecuencia e importes individuales pequeños. El problema es el volumen, no la complejidad. La captura estructurada del formulario (fecha, cliente/cuenta, kilometraje, foto del ticket desde el móvil) hace manejable el cierre semanal o quincenal. Se integra con herramientas de seguimiento de rutas y sistemas de cuentas de clientes.

  • ONGs y organizaciones financiadas por subvenciones

    El gasto restringido a subvenciones exige asignación a nivel de línea con reglas de cumplimiento específicas (Programa Operativo del FSE+, fondos europeos NextGenerationEU, subvenciones de fundaciones específicas, normativa de la Junta de Andalucía o Generalitat de Catalunya). El formulario captura el código de subvención con granularidad de línea, impone restricciones de categoría específicas (sin alcohol en subvenciones públicas, sin entretenimiento en la mayoría de subvenciones de fundaciones), y produce la documentación que los auditores de subvención pedirán 18 meses después cuando los recuerdos del gasto real se hayan desvanecido.

  • Empresas cotizadas bajo CNMV o reglas SOX

    Los controles internos sobre la información financiera (SOX Sección 404 en EE. UU., Circular CNMV de Buen Gobierno y reglas de la Ley de Auditoría de Cuentas en España) requieren flujos de gasto documentados, repetibles y con segregación de funciones. El log con marca temporal del formulario — enviado, aprobado por el manager, segundo-aprobado, exportado al GL, pagado — es exactamente la evidencia que los auditores externos (KPMG, PwC, Deloitte, EY) y los equipos de control interno comprueban durante el SOX walkthrough o la auditoría interna anual.

  • Empresas españolas y autónomos profesionales

    Para autónomos profesionales y sociedades limitadas que tributan por el Impuesto sobre Sociedades, la deducibilidad de los gastos exige (1) factura completa o simplificada según los umbrales del Reglamento de Facturación, (2) afectación a la actividad económica documentada, y (3) registro en el libro de gastos por la Ley General Tributaria. El formulario captura los campos necesarios para que tu asesoría (un Holded, A3 Eco, Sage 50, SiNa Asesoría, FacturaScripts, Quipu, Anfix, ContaSol) pueda preparar el modelo 130, modelo 303 (IVA), modelo 200 (IS) y modelo 390 (resumen anual de IVA) sin tener que reconstruir cada ticket a mano.

Adáptala a tu política de reembolso

Cada política de reembolso tiene sus propios casos límite. Configura las categorías de gasto — comidas (con desayuno/comida/cena separados si la dieta difiere — la dieta nacional exenta del IRPF es 53,34 €/día sin pernocta y 91,35 € con pernocta según el RD 439/2007), alojamiento, transporte terrestre, vuelos, formación y conferencias, atención a clientes (deducibilidad limitada del 1 % del volumen de operaciones según LIS Art. 15), software/SaaS, material de oficina, regalos (sujetos a reglas específicas de deducibilidad). Establece umbrales de ticket por categoría — los 75 USD del IRS Pub 463 para EE. UU. (alojamiento siempre), o tu política interna más estricta. Configura la conversión de divisas — automática vía xe.com o el tipo de cambio publicado por el Banco de España, o manual con documentación. Añade un campo de 'tarjeta corporativa vs. tarjeta personal' que enrute los gastos de tarjeta corporativa solo a conciliación (no a reembolso). Para kilometraje, configura la tarifa — la tarifa del IRS para EE. UU., la tarifa exenta de IRPF en España (0,26 €/km según RD 439/2007 + 0,19 €/km de peajes/aparcamiento), la tarifa vinculada al precio del combustible para Brasil. Añade soporte de dietas con tablas GSA CONUS, dietas exentas del IRPF español, o tu tabla interna. Para organizaciones con múltiples entidades, añade un campo de 'entidad' que enrute al sistema contable y la cadena de aprobación correctos. Para equipos basados en proyectos, integra el selector de proyecto con tu herramienta de gestión de proyectos (Jira, Linear, Asana, Harvest, Toggl) para que la asignación coincida con el trabajo activo. Para autónomos colaboradores, separa el flujo de 'factura del autónomo' del flujo de 'reembolso del empleado' — porque las implicaciones de IRPF/IVA son distintas.

Preguntas frecuentes sobre informes de gastos

Esas son plataformas T&E completas — agrupan el flujo de envío con la emisión de tarjetas corporativas (Brex, Ramp, Pleo, Spendesk), reserva de viajes (Concur, Navan), OCR automático del ticket vía SmartScan o IA, integraciones contables preconstruidas, marcado de incumplimiento de política y trazas de auditoría. Los precios van desde gratis (Brex/Ramp para titulares de tarjeta) hasta 9–25 USD por usuario al mes (Expensify, Concur, Navan, Spendesk, Pleo) y entre 6 € y 15 € por usuario al mes para Captio/Tickelia/Bilfo. Esta plantilla gestiona el flujo de envío en sí — líneas, tickets, aprobaciones, log de auditoría — sin el programa de tarjeta agrupado ni la reserva de viajes. La mayoría de equipos con menos de 50 empleados reembolsables no justifican el coste de la plataforma; los equipos por encima de esa escala que ya pagan una plataforma T&E suelen seguir usándola. Los equipos que se quedan permanentemente con este enfoque son aquellos donde los reembolsos son infrecuentes (la mayor parte del gasto va por tarjeta corporativa), donde el sistema contable existente (Sage 50, A3 Eco, Holded, Quipu, Anfix, SAP Business One) gestiona el lado AP, y donde la capa del formulario es solo la captura estructurada antes del asiento.
Sí, si lo configuras correctamente. El IRC §62(c) y la normativa relacionada exigen tres elementos para el tratamiento de plan rendido (reembolsos no tratados como salario imponible): (1) conexión empresarial — el gasto debe tener una finalidad empresarial legítima, que el campo obligatorio de 'finalidad empresarial' del formulario captura por línea; (2) sustanciación — el gasto debe estar sustanciado con tickets (más de 75 USD para viajes según IRS Pub 463; alojamiento siempre; comidas con fecha, lugar, asistentes, finalidad), que el adjunto del formulario y los campos estructurados capturan; (3) devolución del exceso — cualquier anticipo o dieta en exceso de los gastos sustanciados debe devolverse en un plazo razonable (típicamente 60 días para anticipos, 120 días para dietas), que la auto-conciliación del flujo rastrea. La traza de auditoría con marca temporal del formulario es la documentación que un inspector del IRS o tu asesor fiscal pedirá durante una revisión Schedule C o 1120-S. Fallar en el tratamiento de plan rendido convierte los reembolsos en salario — sujeto a FICA, FUTA y retención federal/estatal del IRPF, lo cual es una pesadilla de regularización de nómina.
La recuperación del IVA español (y equivalente en otros países de la UE) exige que la factura del proveedor cumpla los requisitos de 'factura completa' bajo el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012): nombre y NIF/CIF del proveedor y del receptor, número correlativo de factura, desglose de la base imponible y la cuota de IVA, tipo de IVA (21 % general, 10 % reducido para hostelería, 4 % superreducido), y domicilio del proveedor. Para importes inferiores a 400 € con IVA (o 3.000 € sin desglose de IVA en algunos sectores), basta con una 'factura simplificada' — pero el NIF del receptor debe seguir apareciendo si se desea recuperar el IVA. El campo de adjunto del formulario acepta el PDF o foto de la factura, captura el importe del IVA en un campo estructurado para el cálculo de recuperación, y valida el formato del NIF del proveedor. Con el despliegue de Verifactu/SII (Real Decreto 1007/2023, obligatorio para la mayoría de contribuyentes de IVA desde julio de 2025 con plazos escalonados hasta 2026), el ticket debe ser una factura electrónica conforme a Verifactu que incluya el código QR vinculado a la validación de la AEAT. La exportación de datos del formulario alimenta el módulo de recuperación de IVA de tu sistema contable — Sage 50 Spain, A3 Eco de Wolters Kluwer, ContaSol, Holded, Quipu, Anfix — para el modelo 303 trimestral y el modelo 390 anual.
Sí. Las dietas y asignaciones para gastos de viaje están exentas del IRPF dentro de los límites del Real Decreto 439/2007 — 53,34 € diarios para manutención sin pernocta en territorio nacional, 26,67 € si el desplazamiento es de menos de 24 horas en territorio nacional, 91,35 € con pernocta nacional, 91,35 €/162,27 € para manutención y pernocta en territorio extranjero. Los importes que superen estos límites tributan como rendimientos del trabajo. El formulario distingue entre 'reembolso de gastos con factura' (que sigue las reglas de factura completa/simplificada y deducibilidad del IS) y 'dieta con justificación de desplazamiento' (que sigue las reglas del RD 439/2007 y solo requiere justificación del desplazamiento — billete, declaración de centro de trabajo de origen y destino, y declaración del empleador del motivo profesional del desplazamiento). El campo de 'tipo de gasto' habilita los dos flujos por separado, captura los justificantes de cada uno, y exporta la información para que tu gestor laboral (A3 Nom, Sage 50 Nómina, Meta4 PeopleNet, SilverSoft, Bizneo) trate cada categoría con su retención correcta en el modelo 111 (retenciones trimestrales) y el modelo 190 (resumen anual).
Sí — al aprobar, el flujo puede contabilizar un asiento contable en tu sistema contable vía la API de la plataforma, con la codificación de cuenta correcta (cuenta de gasto del PGC por categoría — 629 servicios diversos, 624 transportes, 627 publicidad y propaganda, 626 servicios bancarios —, centro de coste, proyecto, cliente para repercusión facturable). Para Sage 50 Spain, el asiento mapea a las cuentas del Plan General Contable con la asociación al diario correspondiente. Para Holded, el gasto se crea con la categoría, proyecto y centro de coste para reporting analítico. Para A3 Eco de Wolters Kluwer, la integración con la Cartera de Asesoría carga el asiento con el desglose de IVA recuperable y no recuperable para el modelo 303. Para Quipu y Anfix, el lanzamiento contable incluye el desglose para la liquidación trimestral del IVA y la retención del IRPF cuando aplique. Para SAP Business One y Microsoft Dynamics 365 Business Central, el integration framework carga el journal entry con dimensiones de departamento, proyecto y entidad para reporting analítico multientidad. Para el pago del reembolso, el flujo exporta un lote AP a tu gestor de nómina (A3 Nom, Sage 50 Nómina, Meta4, Bizneo) para inclusión en el siguiente ciclo o a tu módulo AP para transferencia SEPA directa. La mayoría de los equipos usan la ruta AP para lotes mensuales de reembolso y la ruta nómina para reembolsos puntuales que deben aparecer en el recibo de salarios.

Plantillas relacionadas

Cuestionario de Onboarding de Cliente

Sustituye las llamadas de discovery dispersas y los hilos de email por un cuestionario estructurado de onboarding de cliente — captura datos legales del

Ver plantilla

Plantilla de Propuesta de Proyecto

Captura propuestas de proyecto con el esqueleto del Project Charter de PMBOK — caso de negocio, alcance, hitos, desglose capex vs opex, RACI de stakeholders

Ver plantilla

Plantilla de Reserva de Salas

Reserva salas de reuniones, espacios huddle, estudios, suites de coworking y espacios de eventos con un formulario estructurado — captura solicitante

Ver plantilla

¿Listo para crear formularios que trabajan para ti?

Crea tu primer formulario en minutos. Tus respuestas te lo agradecerán.

Sé de los primerosAcceso anticipado limitadoLo configuras en 2 minutos