Plantilla de Propuesta de Proyecto

Para quién es esta plantilla

Las propuestas de proyecto son donde la disciplina del PMO vive o muere. Los equipos que comparan 12 propuestas en una revisión trimestral con un caso de negocio, alcance, desglose capex/opex y registro de riesgos consistentes toman decisiones de portfolio defendibles. Los equipos que comparan 12 documentos de Word en 12 formatos distintos con 12 definiciones distintas de 'criterios de éxito' aprueban lo que grite más alto. Esta plantilla estructura la propuesta en sí — esqueleto Project Charter del PMBOK, caso de negocio, objetivos, alcance (in y out), entregables, hitos, calendario, desglose presupuestario (capex según reglas de capitalización del IRS §263 e IFRS NIC 38 para España/UE/Brasil vs opex según §162), recursos necesarios, dependencias, registro de riesgos, mapa RACI de stakeholders y bandera DPIA del Art. 35 RGPD (o bandera RIPD bajo LGPD para Brasil) para proyectos que tocan datos personales. Es la capa de intake estructurado que da al PMO la comparativa manzanas-con-manzanas que realmente necesita sin comprometerse con una plataforma PPM completa como Smartsheet, Asana Portfolios, Monday Work Management, Wrike, Workfront (Adobe), Planview, ProjectPlace, Kantata, Forecast, Sinnaps, Holded Proyectos o Jira Advanced Roadmaps por 25–50 € por usuario al mes. Y sirve además como formulario de envío de propuestas vendor/agencia cuando un externo responde a tu RFP, RFQ o intake de SOW.

Del envío de la propuesta a comité de dirección listo en un flujo estructurado

El solicitante o vendor envía la propuesta con una sección de cabecera — nombre del proyecto, sponsor o departamento solicitante, tipo de proyecto (capex, opex, híbrido; nuevo, mejora, sustitución, baja), fecha de inicio propuesta, fecha objetivo de finalización, y un resumen ejecutivo de un párrafo. La sección del caso de negocio captura el problema, el resultado deseado, la alineación estratégica (vínculo al OKR, OGSM o pilar estratégico al que apoya), el coste de la inacción (qué pasa si no lo hacemos) y el cálculo cuantificado de ROI o VAN cuando aplique. El alcance captura qué está dentro, qué está explícitamente fuera (el campo más ignorado en plantillas de propuesta, y el que previene scope creep en el mes 4), y la lista de entregables con criterios de aceptación por entregable. El calendario captura los hitos clave con fechas objetivo — la mayoría de equipos usan 3-7 hitos desde kickoff hasta go-live. El presupuesto se desglosa en capex vs opex (crítico para el tratamiento contable bajo PGC español alineado con NIIF, CPC brasileño, US GAAP; capex se amortiza por la vida útil, opex se imputa directamente al ejercicio), coste laboral (FTE-meses internos y coste contratista externo), software/hardware/infraestructura cloud, coste de vendor y licencias, y reserva de contingencia (típicamente 10-20 % según el riesgo del proyecto). Los recursos necesarios capturan los FTEs necesarios por rol y seniority, los porcentajes de dedicación-vs-asignación y cualquier gap de skill especializado que dispare una contratación o uso de contratista. Las dependencias listan otros proyectos, vendors, aprobaciones regulatorias o eventos externos de los que depende el proyecto (la dependencia con el go-live de un vendor tres meses antes que el tuyo es la que se olvida). El registro de riesgos captura los 5-10 riesgos principales con probabilidad, impacto, mitigación y propietario — modelado en estándares de gestión de riesgos del PMBOK. El RACI de stakeholders captura los roles Responsable, Accountable (Aprobador), Consultado e Informado para las decisiones mayores. Los campos de gobernanza capturan el enrutamiento de aprobación (qué manager, luego qué director, luego qué comité), el disparador DPIA del Art. 35 RGPD (¿este proyecto toca datos personales? Si sí, ¿se ha iniciado el DPIA?), el disparador RIPD para proyectos brasileños, el impacto en controles SOX para empresas cotizadas, y el disparador de revisión de seguridad IT para proyectos que tocan infraestructura o datos sensibles. Al enviar, el formulario publica la propuesta en la cola de revisión trimestral del PMO, notifica al sponsor propuesto y la cadena de aprobación, y crea el registro del proyecto en tu herramienta PPM (Jira, Asana, Monday, Smartsheet, ClickUp, Notion, Linear, Holded, Sinnaps) con los datos estructurados prepoblados.

Qué incluye

Cada campo existe porque algún PMO se ha quemado por su ausencia — normalmente en el comité de dirección donde dos de las 12 propuestas resultan comparar manzanas con peras incompatibles y la hoja de comparación tiene que reconstruirse durante la reunión.

Equipos que usan formularios de propuesta de proyecto

• PMOs internos y comités de dirección IT

  Intake de revisión de portfolio trimestral donde 15-40 propuestas compiten por una bolsa de presupuesto fija. El desglose capex/opex estandarizado, la cuantificación del caso de negocio y el formato del registro de riesgos hacen que la hoja de comparativa se construya sola en lugar de montarse durante la reunión. Reduce la pregunta de '¿de quién es este proyecto y qué cuesta realmente?' a una respuesta estructurada.

• Equipos de ingeniería y desarrollo de producto

  Intake de RFC (Request for Comments) y documentos de diseño donde las propuestas de ingeniería necesitan alcance, evaluación de deuda técnica, dependencias de equipos plataforma, revisión de seguridad y asignación de capacidad. Se empareja naturalmente con la bandera DPIA del RGPD / RIPD de la LGPD para cambios de producto que tocan datos personales — que cada vez son la mayoría de cambios de producto.

• Consultoras y agencias respondiendo a RFPs

  Envío estandarizado de propuestas a equipos de compras de cliente — la estructura del formulario coincide con los criterios de scoring del RFP, los entregables se alinean con el SOW (Statement of Work), y el calendario y desglose de precios coinciden con el formato que compras realmente compara. Reduce el resultado de 'perdimos por un tecnicismo porque el formato de la tabla estaba mal'.

• Sector público y solicitudes de subvenciones

  Solicitudes de subvención a administraciones públicas, fundaciones y programas de financiación europea (NextGenerationEU, Horizonte Europa, MCIN, AEI, ICEX España Exportación e Inversiones, Junta de Andalucía y resto de CCAA, BNDES, FAPESP, FINEP, MCTI editais brasileños) donde la propuesta debe alcanzar puertas específicas de cumplimiento — elegibilidad, capacidad, desempeño previo, estructura presupuestaria con costes elegibles según las reglas de financiación, sostenibilidad más allá del periodo de subvención y medición de resultados.

• Construcción, ingeniería civil y arquitectura

  Envío de ofertas con precio estructurado, plan de obra, declaración de subcontratistas, requisitos de seguro y aval, y las declaraciones de historial de seguridad que la mayoría de los RFPs públicos exigen. Para proyectos españoles, incluye la confirmación de clasificación de contratistas, certificado de la Junta Consultiva de Contratación Administrativa, y solvencia económica/financiera y técnica/profesional bajo Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público. Para proyectos brasileños, incluye la confirmación de registro CREA/CAU y el estado en SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores) para contratos federales.

• Instituciones de investigación y académicas

  Propuestas de proyecto de investigación con disparador de revisión IRB (Institutional Review Board) para investigación con sujetos humanos (EE. UU.), comité de ética de investigación bajo Ley 14/2007 de Investigación Biomédica (España), o comitê de ética em pesquisa (CEP) y CONEP (Brasil), planes de gestión de datos para requisitos de ciencia abierta, declaración de conflicto de intereses, y la estructura presupuestaria que financiadores como NIH, NSF, ERC, MCIN, AEI, CNPq, FAPESP esperan.

Adáptala a tu modelo de gobernanza

Cada PMO tiene sus propias particularidades de intake. Configura la taxonomía de tipo de proyecto — umbrales capex vs opex que disparan cadenas de aprobación distintas, niveles de tamaño de proyecto (menos de 50K € vs 50K-500K € vs más de 500K €, con gobernanza proporcional) y categoría de proyecto (run-the-business, grow-the-business, transform-the-business) para balance de portfolio. Añade campos basados en la categoría — los proyectos IT recogen las banderas de revisión de seguridad y arquitectura, los proyectos que tocan datos personales recogen la bandera DPIA/RIPD, los proyectos por encima de un umbral SOX recogen la evaluación de impacto en controles internos, los proyectos que tocan reporting financiero recogen la bandera de impacto en ciclo de cierre. Configura la cadena de aprobación — la mayoría de empresas enrutan menos de 25K € al manager directo, 25K-100K € al director, 100K-500K € al VP, más de 500K € al comité ejecutivo o consejo (para empresas cotizadas españolas, la Ley de Sociedades de Capital y la Circular CNMV de Buen Gobierno establecen umbrales específicos de aprobación de consejo). Añade una regla 'categoría de proyecto que auto-enruta a revisores específicos' — los proyectos que tocan seguridad auto-enrutan al CISO, los que tocan finanzas auto-enrutan al controller, los que tocan datos auto-enrutan al DPO. Para agencias y consultoras que usan esto como formulario de envío de propuestas, configura las categorías de entregable (creativos, técnicos, formación, soporte continuo) con sus propios campos SLA y criterios de aceptación. Para solicitudes de subvención, configura los campos específicos del financiador — campos de currículum vitae normalizado AEI / FECYT para España, campos del plan de gestión de datos para Horizon Europe, campos de cuestiones éticas, campos de sostenibilidad para BNDES — según el financiador seleccionado.

Preguntas frecuentes sobre propuestas de proyecto

Plantillas relacionadas